ContractZen: En bolagsstyrningslösning som företag borde ha

Företagsregistreringsverktyg
• Virtuellt datarum
• E-signering

Förstå ContractZen

ContractZen är en allt-i-ett molnlösning som ger dig ett centraliserat digitalt nav som kan hjälpa dig att sömlöst hantera dina kritiska data, möten och mer för att förbättra din effektivitet, efterlevnad och företagsstyrning

Den molnbaserade lösningen erbjuder en rad funktioner inklusive metadatadriven kontraktshantering, helt digital styrelseportal, säkra och enkla e-signaturer, virtuella datarumsfunktioner och andra funktioner som du kan använda när du behöver dem.

Genom ContractZens metadatamodeller kan du organisera och hitta dina kontrakt och andra viktiga dokument med så liten ansträngning som möjligt.

Dessutom kan du ställa in påminnelser för dina kritiska avtalsdatum så att du inte missar några deadlines och undviker potentiella efterlevnadsproblem.

Du kan också schemalägga och hantera dina möten – inklusive inbjudningar och material – mer effektivt med ContractZens helt digitala styrelseportal – som hjälper till att effektivisera fram och tillbaka processen som kommer med att sätta datum, bekräfta närvaro och mer.

Så här kommer din ContractZen-instrumentpanel att se ut.

ContractZen erbjuder andra användbara funktioner, inklusive en helt integrerad elektronisk signaturtjänst för enkel och säker e-signering av dokument och inbyggda virtuella datarum (VDR) som kan göra din datahantering smidigare och säkrare.

Nu när vi har gått igenom ytan om vad ContractZen är, låt oss ta en mer djupgående titt på dess funktioner.

Avtalshantering

Utan rätt verktyg kan kostnaderna för att hantera dina kontrakt nå svindlande höjder.

Dessutom kan att hämta dina kritiska dokument och hålla reda på förfallodatum bli en virvel av undergång som kommer att suga din tid och resurser – vilket inte ger bra bolagsstyrning för ditt företag.

Den goda nyheten är att ContractZen erbjuder en molntjänst som är enkel att använda men som använder avancerad teknik som AI-driven optisk teckenigenkänning (OCR), metadatadrivna bibliotek och mer.

ContractZens dynamiska mappar använder metadata, vilket gör att du kan hitta de dokument du behöver på några sekunder.

Om du till exempel letar efter ett kontrakt som innehåller namnet på en av dina anställda kan du skriva det i sökrutan och du kan se dokumenten och mötena där det namnet nämns.

Du kan också göra en mer detaljerad sökning.

Du kan till exempel leta efter dokumentet i en specifik kategori, som i kontrakt, och använda filter och lägga till andra detaljer som den andra parten och värden för att begränsa din sökning.

Att lägga till flera dokument i bulk till ditt datahanteringssystem är också ganska enkelt eftersom du kan dra och släppa flera filer samtidigt eller skicka dem via e-post, och ContractZen kommer automatiskt att lägga till de mest avgörande metadata för dig.

Du kan också ställa in automatiska e-postpåminnelser till alla dina teammedlemmar för att hjälpa dig undvika att missa kritiska datum och hjälpa ditt företag att alltid utöva due diligence.

Effekten av teknik, den typ som ContractZen tillhandahåller, gör din företagsstyrning mindre komplicerad och mer strömlinjeformad.

Online mötesportal

Att arrangera möten kan vara en mardröm med alla olika personer som är inblandade, schemalägga konflikter du kan stöta på, skicka ut inbjudningar, material att förbereda och mer.

Detta kan ta upp din tid och energi – och det kan komma i vägen för ditt företags effektivitet och produktivitet.

ContractZens onlinemötesportal erbjuder funktioner som schemaläggningsverktyg, möteshanteringsfunktioner – som sömlös fildelning och skapande av agenda och tilldelade agendapunkter – och säker dokumentdistribution för att göra samarbetsprocessen snabbare och enklare.

Om du till exempel ställer in ett styrelsemöte med ContractZen, kan du gå till kategorin Möten på din instrumentpanel, välja typ av möte och klicka på lägg till.

Du kan sedan lägga till dina mötesdetaljer som beskrivning, start- och sluttider, taggar, schema för e-postpåminnelser, deltagare, platsen och mer.

ContractZens Meeting Scheduler-funktion låter dig skicka schemaläggningsförfrågningar till dina deltagare där de kan ange datum och tid som passar dem bäst – istället för att göra en oändlig fram och tillbaka med alla.

Onlineportalen låter dig också lägga till din agenda, inklusive bilagor som låter dig specificera den person som är ansvarig för varje agendapunkt med beslutsfattare.

Du kan också skapa en mötesbok som innehåller agendan och alla bilagor i en PDF-fil som du kan dela med alla eller din egen användning.

Andra funktioner inkluderar Mina anteckningar som låter varje deltagare ta ner viktiga punkter som du kan publicera för kommentarer och granskning av alla och sedan förfina som mötesprotokoll.

Med dessa funktioner får alla inblandade i mötet tillgång till viktig information på ett effektivt sätt genom att gå in på din ContractZen online mötesportal – vilket sparar ditt företag tid och ansträngning.

Andra funktionerContractZen erbjuder en rad andra användbara funktioner som kan hjälpa dig att hantera dina viktiga dokument på ett smart, säkert och kostnadseffektivt sätt.

Företagsregistreringsverktyg Det vanliga sättet att få viktiga företagsuppgifter är att gå igenom processen att kontakta din ekonomiska eller juridiska avdelning via telefon eller e-post för att få företagsinformation.

Med ContractZens företagsregisterverktyg kan dina användare själva kontrollera informationen och få tillgång till nyckelinformation som handelsregisternummer och styrelsen.

Virtuella datarumContractZens smarta virtuella datarum (VDR) hjälper dig att upprätthålla due diligence genom att effektivisera processen att skapa datarum som är avgörande för att säkerställa att ditt material alltid är uppdaterat och när du går igenom revisioner.

Genom tjänsten kan du dela dokument säkert och enkelt med metadatadrivna datarum som du kan skapa med bara några klick.

ContractZens VDR ger ett lättanvänt gränssnitt som låter dig gå igenom dokument i olika kategorier — inklusive markeringsalternativ som indikerar dokument som du redan har kontrollerat för att göra det lättare att hitta dem senare.

Med den här funktionen kan du konfigurera snabbt, få allt igång på några sekunder och gå igenom transaktioner effektivt – vilket sparar dyrbar tid, ansträngning och pengar.

E-signering

Hela processen är ganska enkel.

Du kan importera eller lägga till filen som behöver signeras, inkludera nödvändig information som mottagarnas namn och e-postadress, välja tillåtna signaturtyper och skicka.

Mottagarna kommer sedan att få filen via e-post, lägga till sin signatur genom att skriva med sin enhet, trycka på skicka och de signerade dokumenten lagras automatiskt i ditt ContractZen-konto.

Slutsats