Nybörjarguide för att organisera en onlinekonferens – CTR

THE FOREFRONT OF TECHNOLOGY

5 years ago

Guide för att organisera en onlinekonferens

När du vill försäkra dig om att det första evenemanget du är värd för online är ett framgångsrikt sådant, finns det toner av riktlinjer och råd som du bör läsa och bestämma vilken som gäller i din situation.

Naturligtvis förändrade pandemin hela organisationen och logistikbranschen och gjorde en allvarlig förvandling till vad som brukade vara en ganska stabil och standarddomän. Den här snabbguiden hjälper dig att använda en evenemangsplattform online utan att behöva ta reda på det själv.

Innehållsförteckning

Aktiviteter före evenemanget

Scenarioplanering i värsta fall

aktiviteter efter evenemanget

Sist men inte minst

Timingen är nyckeln

Det är aldrig för tidigt att börja planera. Du kan ta mellan 6 månader och ett helt år att gå igenom alla detaljer om ett framtida onlineevenemang. Om det involverar mer än 100 deltagare eller ett dussin talare om ett mycket specifikt ämne så är det bra att ta gott om tid i förväg. Du kanske tror att du har tillräckligt med tid för att organisera allt, men sanningen är att företag och människor i allmänhet söker professionell hjälp när de har ett stort evenemang att stå värd för.

Val av deltagare En avgörande sak är att göra ett tydligt urval av deltagarnas ålder och utbildningsbakgrund eller personliga intressen. Du vill engagera dem så mycket som möjligt och se till att informationen du kommer med är relevant för deras kunskapsnivå. Det finns inget mer nedslående än en överflödig kurs eller en som ger överflödiga observationer om det valda ämnet.

Det rekommenderas att du har en kort brainstormingsession med personerna som hjälper dig att organisera onlinekonferensen för att hitta intressanta ämnen som du kan närma dig under ditt evenemang.

För- evenemangsaktiviteter När du har fastställt gästpanelen och ämnen kan du börja skicka inbjudningarna och bekräfta deltagande från både talare och enkla gäster också. Nästa sak du bör ta itu med är den visuella identiteten och personaliseringen av materialen. Du behöver en liten presentation för varje talare som de själva tillhandahåller eller så kan du skriva den. Dessutom kommer en kort bild med datum och titel för evenemanget att hjälpa människor att lättare identifiera din konferenss tema.

Scenarioplanering i värsta fall Det kan låta dramatiskt, speciellt eftersom vi pratar om ett onlineevenemang, men de värsta scenarierna kan inträffa oavsett vilket medium vi hänvisar till. Från tekniska problem till att talaren blir sjuk och inte kan närvara, det finns minst två eller tre förutsägbara negativa situationer som kan leda till en misslyckad konferens, eller ännu värre, ett misslyckande i ditt företag.

Den goda nyheten är att alla hinder kan förutses och att du enkelt kan hitta backuplösningar för de problem som kan uppstå. En kort utvärdering hjälper dig att fastställa vad som är den sårbara delen av din kommande onlinekonferens och se till att du har ryggen täckt.

aktiviteter efter evenemanget Vanligtvis, när konferensen är över, är saker och ting inte färdiga än. “Tack”-e-postmeddelanden eller uppföljningar av materialet som delades under evenemanget är också uppgifter som måste utföras av dig eller ditt team.

Se till att du ägnar ungefär en vecka åt att göra dessa aktiviteter och betrakta dig själv som fri efter att du lyckats skicka ett litet meddelande eller svara på förfrågningarna du fått från din publik. Feedback från dina kunder och deltagare är avgörande för ditt företags tillväxt och ständiga förbättringar.

Sist men inte minst

Tänk på att det är normalt att känna sig nervös eller till och med orolig inför ditt första kommande evenemang, särskilt om det är en konferens med en speciell publik eller när en del mycket känslig information är på väg att offentliggöras.

Ett svårt ämne kan ge upphov till många frågor från din publik och du bör avsätta tillräckligt med tid för frågestunden i slutet av föredraget.

En annan viktig sak är att vara uppmärksam på hur du presenterar ditt virtuella utrymme, vad gäller bakgrund, färger och till och med klädseln på dina högtalare.