#1. Säkerhet När du väl har skickat ett e-postmeddelande till din kund eller en tredjepartsleverantör i e-postkontroll tappar du kontrollen över vad som ingår i e-postmeddelandet.
Som ett resultat av detta kan e-postmottagaren – av misstag eller avsiktligt – skicka designfilen till en obehörig part. Till exempel kan en kund skicka ditt arbete till din konkurrent för att förlora din konkurrensfördel.
Detta kommer inte att hända i onlinekorrektur där du enkelt kan övervaka vem som har sett filen och till och med begränsa åtkomsten till en fil vid behov.
#2. Mer strömlinjeformad och effektiv godkännande Genom att använda online korrekturprogram som Aproove placeras all design och innehåll säkert på ett ställe, så att alla berörda parter kan samarbeta med sin feedback utan att behöva skicka e-postmeddelanden fram och tillbaka.
Anta till exempel att 20 granskare är inblandade i godkännandeprocessen, och en av dem har kommenterat ett stavfel inom ett specifikt område. I så fall behöver de andra 19 granskarna inte längre kontrollera just detta stavfel; istället kan de fokusera på andra områden.
Korrekturprocessen online kan effektivisera godkännandeprocessen samtidigt som de olika uppdateringarna/ändringarna automatiskt spåras på ett ställe.
#3. Mångsidighet för användareEn av de bästa sakerna med att använda ett korrekturprogram online snarare än e-postbaserad korrektur är att alla intressenter kan logga in när som helst för att ge feedback, på vilken enhet som helst, var som helst i världen.
Granskare kan logga in när som helst, ge kommentarer, kommentarer och feedback, och till och med se teammedlemmars tidigare kommentarer utan att behöva skicka e-post till varandra för att dela den feedbacken. Detta kan hjälpa både granskare och designers genom att ge bästa möjliga samarbets- och kommunikationsmetod för att säkerställa kvaliteten på de färdiga proven.
#4. Öppenhet och ansvarighet för alla
När det gäller e-postkontroll behöver vi ofta sålla igenom hundratals e-postmeddelanden efter versionsändringar, feedback och ytterligare kommentarer när vi löser konflikter under godkännandeprocessen.
Det kan vara svårt att veta exakt vilken del granskaren eller designern hänvisar till via e-post, och vi kan spendera timmar eller till och med dagar på att försöka få en detaljerad lista över ändringar som har begärts.
Med online korrekturprogram kan dock alla se hur projektet för närvarande spåras, varje kommentar som har gjorts, av vem och när. Så varje intressent i godkännandeprocessen är ansvarig för att ge bästa möjliga feedback och i rätt tid. Designers kan också enkelt se om leveransen har godkänts eller inte.
Detta kan spara mycket tid för alla som annars kan slösas bort på många e-postmeddelanden samtidigt som det ger klarhet och transparens.
#5. Enklare kommunikation med uppmärkningsverktyg
Som diskuterats leder godkännandeprocessen över e-postmeddelanden ofta till förvirring mellan formgivarna och granskarna, vilket leder till djupgående, långsiktiga konsekvenser genom hela projektet.
Å andra sidan tillåter onlinekorrektur oss att använda olika uppmärkningsverktyg så att granskare bättre kan kommunicera sina poäng till designern. Å andra sidan kan designers också använda samma verktyg för att förklara sina idéer bättre för att undvika missförstånd.
#6. Inklusive fler filtyperEtt e-postmeddelande har sin begränsning när det gäller filtyper och filstorlekar.
Å andra sidan skulle online korrekturprogram enkelt dela betydande videofiler, webbbanners och många andra filtyper.
I en e-postbaserad godkännandeprocess måste granskaren också ha samma specialiserade programvara för att öppna och visa filen (dvs. de skulle behöva ha PhotoShop för att öppna .psd-filer.) Korrekturmjukvaran online kan tillåta alla att förhandsgranska filen även när de inte har samma programvara, vilket gör det lättare för de olika intressenterna att vara involverade i diskussionen utan att köpa dyr programvara.
Med den strömlinjeformade och centraliserade processen som tillhandahålls av onlinekorrektur, samlas mer feedback på ett ställe. Det innebär att granskare kan kontrollera alla aspekter av innehållet tillsammans, vilket gör att designern kan kontrollera ackumulerad feedback innan de behöver revidera leveranserna.
Detta kommer i slutändan att resultera i färre revisioner under hela projektet, vilket möjliggör enklare tidshantering samtidigt som kvaliteten på varje revision förbättras. Designern kan lägga sin värdefulla tid på att designa produkten istället för att vara fast vid den administrativa processen.
#8. Hålla deadlines med påminnelser
Online korrekturlösningar tillåter användare (både designers och granskare) att ställa in automatiska påminnelser och varningar, så att de vet när de måste leverera produkten för godkännande. Å andra sidan kan intressenter bli påminda när godkännanden ska ske.
I en e-postbaserad process skulle detta kräva en lång e-posttråd med fram och tillbaka “vänliga påminnelser” för varandras deadlines, vilket kan vara mycket förvirrande att följa.
Med ett transparent återkopplingssystem eliminerar onlinekorrektur risken för efterlevnadsfel. Det betyder att leveransen kommer att vara korrekt enligt kundens behov eftersom de kan vara mer involverade i godkännandeprocessen i realtid, och nödvändiga efterlevnadssteg kan inte hoppas över.
#10. Spara pengar Med den effektiva godkännandeprocessen som tillhandahålls av onlinekorrektur är det mer sannolikt att du klarar deadline med färre revisioner, vilket skulle leda till att projektet slutförs inom budget. Med de minskade totala felen och färre revisionscykler under hela projektet, kan onlinekorrektur tillåta betydande minskningar av projektets totala budget, vilket sparar pengar på lång sikt.
Baserat på de tio skälen ovan är det ganska tydligt att korrektur på nätet är mycket överlägsen den gamla e-korrekturen. Online korrekturprogram som Aproove kan ge en mer transparent, effektiv och tydlig designgodkännandeprocess, vilket kan minska efterlevnadsrisker, göra det lättare att hålla deadlines och säkerställa att projektet håller budget.
