Verktyg och tips för att utrusta dina distansanställda
För bara några månader sedan arbetade teamen som vanligt. Ingen kunde ha förutsägt i vilken hastighet och omfattning våra liv har förändrats till följd av coronaviruset, och organisationer världen över har varit tvungna att anpassa sig snabbare än någonsin.
Vissa organisationer kommer att ha varit bättre lämpade att arbeta på distans än andra, men i allmänhet har team lagt märke till de avsevärda fördelarna med att arbeta hemifrån och många av de förändringar som görs kommer sannolikt att bli permanenta skift i arbetslivet under de kommande åren.
Om din organisation har tyckt att det är svårt att anpassa sig, är här några nyckelprinciper som hjälper dig att sätta upp ditt fjärrteam för att lyckas och bygga om.
Kontrollera att alla har vad de behöver
Detta kan tyckas självklart, men under dessa aldrig tidigare skådade omständigheter kan det kosta dig tid och pengar att göra antaganden. Väldigt få människor kommer automatiskt att ha allt de behöver för att arbeta enkelt och produktivt hemifrån. Många yngre anställda kan till exempel bo i mindre boenden i stadskärnor utan hemmakontor, eller till och med ett bord de kan använda som skrivbord.
Att se till att alla i ditt team har den teknik och de resurser som krävs är det mest grundläggande som varje organisation borde ha täckt. De två nyckelområdena att checka in på är hårdvaran och mjukvaran. Använder ditt team sina persondatorer i arbetet och vill du att de ska göra det? Om svaret är nej, titta på att hyra maskiner som de kan använda när de arbetar på distans och hemma. Detta kan vara en billig lösning för att hjälpa team att hantera balansen mellan arbete och privatliv genom att bara arbeta på en dedikerad arbetsdator.
När det gäller mjukvara kommer åtkomst till organisationens servrar att vara nödvändig i de flesta fall. De flesta företag kommer redan att ha någon form av molnbaserad lagring; om inte, är det nu dags att hålla sig uppdaterad eftersom detta kommer att ge en rad fördelar, inte minst möjligheten att samarbeta live på dokument, vilket avsevärt ökar produktiviteten och effektiviteten.
Tänk om dina kommunikationssystem
Kommunikation är avgörande i de bästa tiderna, men när det är tufft är tydliga kommunikationslinjer ännu viktigare. Videokonferenser har funnits ett tag men har nyligen blivit en del av vardagen och gjort det möjligt för miljontals människor att hålla kontakten. Även om dessa plattformar kan sakna vissa delar av mänsklig interaktion, har de visat oss att en långdistansflygning för ett möte i allmänhet sällan är nödvändig och miljöproblematisk.
Utbudet av funktioner på videokonferensplattformar från virtuella whiteboards till virtuella bakgrunder innebär att det finns många sätt att hålla din kommunikation livlig och engagerande. Ytterligare innovationer inom detta område kommer att finnas precis runt hörnet så håll utkik efter saker som kan hjälpa din organisation att anpassa sig.
Microsoft Teams och Slack erbjuder fantastiska sätt för team – fjärrkontroll eller anteckning – att kommunicera och bör utforskas. Det är en pålitlig lösning eftersom du alltid kan återställa raderade filer från Microsoft-team. PowerPoint-presentationer spelar en viktig roll i all affärskommunikation på distans idag. . Att använda visuellt engagerande PowerPoint-mallar sparar inte bara tid och ansträngning för att göra fjärrpresentationer utan maximerar också effektiviteten. Även om snabbmeddelanden sannolikt inte helt kommer att ta över från intern e-post, kan det gå långt för att effektivisera produktiviteten för team av alla storlekar.
Var öppen
Att byta till distansarbete kan vara en brant inlärningskurva för alla inblandade. Ta dig tid att anpassa dig på ett sätt som fungerar för dig och dina kollegor, och be alltid om input och feedback på vägen. Det är tydligt att organisationer som anammar nya arbetssätt och samtidigt ökar transparens och flexibilitet kommer att vara de som inte bara överlever, utan även genom
