Hur du Anordnar ett Lyckat Onlinevent – Bästa Tips!

Onlineevenemang har ökat dramatiskt i popularitet inom eventbranschen. Utvecklingen har drivits på av Covid-19 och omständigheterna det medförde som under en tid gjorde det svårt att anordna fysiska events. Även om fysiska events har kommit tillbaka i allt högre grad är online event definitivt någonting som är här för att stanna.

Onlineevenemang är inte ett helt nytt ämne, eftersom det uppenbarligen fanns före pandemin. Men när de omedelbart blev evenemangsbranschens nya normala, har kvalitetskraven och förväntningarna från onlineevenemang, oavsett om det är ett webinar, en onlinemässa eller en konferens, också stigit till en helt ny nivå.

Ur en utomståendes synvinkel verkar ett onlineevenemang mycket lättare att organisera än ett traditionellt fysiskt evenemang. Många människor anser dock fortfarande onlineevenemang som ett sämre alternativ än offlinesammankomster och det är därför detta är någonting som alltid kommer att finnas kvar. Människor gillar mänsklig kontakt och har ett behov av detta.

När det kommer till att anordna ett online event är det synbart mycket mindre arbete – ingen logistik, ingen transport, inga dekorationer på plats, inga värdinnor, inga möbler, inga tryckta banderoller, ingen catering, ingen fysisk scen eller utställningsmontrar. Ändå finns det flera nya till synes “osynliga” element, som gör den virtuella processen ännu mer komplex och komplicerad.

Att välja rätt plattform

Ett lyckat onlineevent börjar alltid med att välja plattformen som eventet ska hållas på.

Detta kan verka lätt vid första anblick eftersom det finns flera tjänster på marknaden. Dessa plattformar är tänkta att tillhandahålla en mängd olika virtuella scener som ersätter faktiska konferens- eller utställningshallar där vi brukade hålla våra fysiska evenemang.

Nästan alla plattformar erbjuder funktioner som livestreaming, onlinenätverk, direktmeddelanden, registrering, biljettförsäljning och så vidare. Idag är Zoom ett av de mest populära alternativ för online event eftersom att det är så smidigt att använda och gör det lätt att komma igång.

De mest avancerade alternativen har olika nätverksfunktioner, slumpmässiga eller AI-baserade, virtuella monteralternativ för utställare, avancerad användarstatistik, omröstningar, undersökningar och så vidare.

En annan typ av plattform du måste bestämma dig för är din eventplattform. Detta är någonting som inte bör ignoreras eftersom att det förenklar hela processen att anordna ett event och hjälper dig att lyckas från start till slut. Ett populärt sådant är Magnet eventplattform som har en oändlig mängd olika funktioner som förenklar ditt arbete. Magnet är en komplett Eventplattform som helt enkelt bidrar till en enklare vardag för dig som arrangerar event. Med Magnet kan du designa din eventsida, välja den betallösning som passar dig bäst, administrera anmälningar, avanmälningar, kölistor och mycket mer. Allt detta i en och samma plattform. Det fantastiska är att den är utformad för att fungera både om ditt event är online eller ett fysiskt möte. Magnet är Zoom-integrerat och gör det smidigt att sätta upp via Zoom.

Försäljnings- och registreringstratetgi

Din försäljnings- och registreringsstrategi är inte bara ett verktyg för att säkerställa hög närvaro på ditt evenemang, utan det kan också bli en källa till spänning eller frustration för tusentals människor som du gör ditt evenemang för – dina deltagare.

I avsaknad av fysiska köer vid dina registreringsdiskar är inbjudan, betalning och registreringsupplevelse de saker som dina deltagare mest kommer att klaga på om de inte går bra och är smidiga.

Återigen kan du använda en Magnet eventplattform för att underlätta processen. Det är ett ovärdeligt verktyg för planering och hantering av ditt event, online såväl som online.

Tänk på följande när du väljer och väljer en registreringsplattform:

• Dina deltagare bör utföra minsta möjliga mängd klick och datainmatningar. Varje ytterligare steg du tvingar dem att göra kommer att resultera i att några av dem hoppar av.
• Ditt system måste vara så intuitivt som möjligt, d.v.s. dina deltagare kommer att förstå vad de behöver göra vid varje steg direkt, baserat på gränssnittsdesignen, knapparnas placering och instruktioner skrivna på skärmen.
• Vid registreringen ber du om så många personuppgifter som du behöver för att säkerställa en smidig deltagarupplevelse. Du kan fråga dina deltagare om deras professionella intressen för att senare erbjuda dem några specifika sessioner att delta i. Ställ inte en mängd till synes onödiga frågor som är irrelevant för eventet. Detta kommer bara att irritera dina deltagare.

Med Magnet har du tillgång till en stor mängd olika marknadsföringsverktyg som kan vara ovärdeliga för framgången av ditt event. Några av dessa inkluderar:

• Early-Bird-biljetter
• Rabatter och rabattkoder för en eller flera biljetter.
• Produkter till paketerbjudanden som entré och en gratis t-shirt
• Lägga till/bädda in filmklipp och bilder
• Bädda in på din Webbsajt.
• Skicka inbjudningar
• Dela i sociala medier
• Skicka sms

Och mycket mer! Att hantera alla dessa komponenter på ett smidigt sätt är inte minst tidskrävande men också extremt svårt.

Ge support

På samma sätt som vid ett icke-virtuellt evenemang måste du se till att dina digitala deltagare serveras, assisteras och tas om hand

I likhet med en högklassig verklig sammankomst där du har värdinnor i varje hörn som ler och är redo att svara på alla frågor som en deltagare skulle ställa till dem, nivån av uppmärksamhet dina deltagare känner under ett virtuellt evenemang måste vara densamma.

Det finns en liknande lista över de vanligaste frågorna vid onlineevenemang också. Och det räcker definitivt inte att lägga in dessa svar i FAQ-sektionen på din webbplats för att känna dig helt säker. Ännu mer än vid en fysisk sammankomst behöver dina virtuella deltagare uppmärksamhet och omsorg, inte länkarna. För att stödja dem måste några saker säkerställas:

• Ett tekniskt supportteam som utsetts för att ta emot deltagarnas förfrågningar och ge hjälp i alla problem eller problem som de står inför. Det vanligaste och mest frustrerande problemet med de virtuella evenemangen för deltagarna är när de inte kan logga in. I de flesta fall händer detta för att dina deltagare inte är lika tekniskt kunniga som du själv, men se upp för att du som arrangör är den enda som alltid kommer att få skulden för den frågan.
• Din tekniska support måste vara utbildad och skicklig nog att lösa dina deltagares problem snabbt. De flesta av problemen kan lösas via e-post eller sms. Men i de mest komplicerade situationerna måste din supportpersonal vara redo att gå på ett videosamtal med deltagaren för att se vad de ser på sina datorskärmar. För dessa och andra fall måste du se till att protokollen för kommunikation och felsökningsinstruktioner finns på plats.
• Det finns också många situationer där plattformarna inte fungerar eller servrarna inte svarar korrekt vilket resulterar i att livestreamen inte fungerar smidigt. Det är därför, som föreslås i plattformsavsnittet, du bör noggrant välja plattformen och vara säker på att deras felsökningsteam är tillräckligt snabbt för att lösa dina problem.

Hantera oväntade situationer och förändringar i sista minuten.

Som i alla offline-evenemang står arrangörerna av online-evenemanget också inför risken att ta mötas av det oväntade. Ännu värre, det oväntade händer mycket oftare under de virtuella evenemangen än det gör vid de offline.

Varför? För när en talare inte kan närvara vid evenemanget kommer du att veta det åtminstone några timmar i förväg, medan för ett onlineevenemang kan meddelandet komma några minuter innan de ska sändas live.